Gérer les changements d’organisation dans l’entreprise (2/2)

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organigramme_drh-afriqueCet article est la seconde partie de « gérer les changements d’organisation ». Nous avons déjà évoqué l’utilité d’un organigramme de responsabilités ainsi que la conduite de changement dans les cas suivants : arrivée ou départ d’un manager (apprécié ou non), arrivée ou départ d’un collaborateur…
Vous trouverez ci-dessous la liste des points traités
– L’utilité d’un organigramme de responsabilités
– La conduite du changement
– Le nouvel organigramme : le créer avec rapidité et efficacité
– Le nouvel organigramme : le communiquer en interne

Le nouvel organigramme : le créer avec rapidité et efficacité

Départ et arrivée sont synonymes de réorganisation. Les équipes se sentent mal ; leur écosystème change ; il faut calmer les angoisses ; éviter l’impression d’un jeu de chaises musicales, d’une incapacité à gérer ce changement.
Le temps de sa création, les rumeurs doivent être évitées (et surtout celles provenant des services RH ! ). Tout bruissement à ce sujet angoisse les collaborateurs. Il faut efficacement et rapidement le concevoir et ne pas ergoter dans les couloirs.
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Bien gérer un départ impromptu

Il est préférable d’éviter une compétition impitoyable en interne pour le poste libéré.

Solution simple et réaliste : un membre de l’équipe temporairement nommé « manager de transition »

  • Plusieurs volontaires : pour choisir, référez-vous à la fiche de poste, elle sera votre meilleur allié. Si vous n’en avez pas, c’est le moment de la créer.
  • Un seul volontaire : cela résout naturellement le problème.
    – S’il était votre choix, c’est parfait.
    – Si non, il faut déterminer le delta entre ses capacités et la fiche de poste, cela se résout-il par le soutien d’un senior de l’entreprise ? Par une formation ? Cela ne se résout pas… Quel est votre choix ? Un profil inadapté temporairement en attendant la recrue idoine ou bien personne ?
  • Pas un(e) ne se propose. Il va falloir trouver un(e) volontaire qui s’ignore. C’est souvent l’occasion de favoriser les profils talentueux trop timides, effrayé(e)s par des postes à responsabilité.

Bonne pratique RH
La personne choisie doit identifier clairement l’aspect transitoire du remplacement.
Vous savez que vous allez la remplacer : vous ne devez pas lui faire croire qu’elle aura le poste à long terme. Vous ferez imploser l’équipe. Il ou elle démissionnera probablement et refusera de transmettre les informations sur les dossiers. Les collaborateurs seront démotivés et ne croiront plus en votre parole.
Il faut dès le début indiquer ce qui se passera à l’acceptation du poste temporaire et au moment du passage de relai à la nouvelle recrue : augmentation de salaire, prime particulière, formation, grade supérieur, périmètre revu pour conserver une partie du management… Cela doit être clair et surtout il /elle ne doit pas revenir au niveau des collègues qu’il va manager !

Solution simpliste et inefficace : le supérieur du manager gère l’équipe étêtée

Ce cadre a déjà un travail et il est si important qu’il a sous ses ordres des managers. Il devrait trouver du temps au quotidien pour gérer l’équipe… La plus probable des conséquences est que cela va mal se dérouler. Si vous avez de la chance, un leader va émerger. Faites simple, reconnaissez ses compétences et offrez lui le poste (et les formations nécessaires pour l’assumer parfaitement). Le remplacer par une nouvelle recrue sera très mal perçu au sein de l’équipe…

Solution simple et fiable : promouvoir un salarié de l’équipe ou non

Il est possible de fournir le poste de manière non pas temporaire mais durablement. Il faut s’assurer que le profil choisi a une réputation de qualité égale ou supérieure. Il est pertinent si le manager était respecté, que ce dernier accueille son remplaçant et travaille avec lui quelques semaines avant son départ.

Solution simpliste, inefficace et dangereuse : laisser les chefs se répartir les collaborateurs

Le « cadavre » du manager à peine froid, les autres chefs se déchirent pour récupérer un bout du périmètre et font leur marché : lui, elle, pas lui, pas elle… Si vous étiez dans cette équipe, vous penseriez sûrement que votre manager a bien de la chance d’être parti et que vous devriez faire la même chose. La réputation de l’entreprise (et des RH) est à zéro, comme l’investissement, la cohésion…

Solution simple et fiable : promouvoir un salarié de l’équipe ou non

Il est possible de fournir le poste de manière non pas temporaire mais durablement. Il faut s’assurer que le profil choisi a une réputation de qualité égale ou supérieure. Il est pertinent si le manager était respecté, que ce dernier accueille son remplaçant et travaille avec lui quelques semaines avant son départ.

Solution complexe et souvent fiable : recruter à l’extérieur

Le recrutement à l’extérieur est une bonne solution pour amener un vent nouveau, des pratiques plus récentes… Les RH doivent limiter ce temps de recrutement, les équipes ne peuvent pas travailler dans le flou.

Bonnes pratiques RH
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Le nouvel organigramme : le communiquer en interne

Agir de manière professionnelle

Bonnes pratiques RH
Les personnes qui voient leur position modifiée, doivent être informées avant toute diffusion.
Au cours de nos carrières, nous avons assisté à au moins 2 présentations de la nouvelle organisation avec des managers non notifiés de leur changement de statut.

  • Pour le premier cas, les managers ont porté plainte et l’entreprise a dû verser plusieurs centaines de milliers d’euros. La présentation avait été faite devant toute l’entreprise sans aucune concertation avec les personnes concernées, qui ont découvert eux et leurs équipes les changements.
  • Pour le second, le manager a démissionné pour aller chez un concurrent. Quelques années plus tard, la société indélicate a été rachetée par cette entreprise et le nouveau DG fut le cadre malmené. Les conséquences sur la DRH ? toutes les équipes ont été remplacées en moins de deux ans.

Le déroulement de la présentation du nouvel organigramme

Plan

  1. Tous les managers qui voient leur place dans l’organigramme modifiée doivent être convoqués individuellement avant toute présentation générale. Dans de nombreux pays, la loi définit un cadre très précis pour les convocations et les personnes présentes. Évidemment, dès qu’ils pourront toucher leur téléphone, tout sera éventé ; il faut donc très rapidement amorcer le point suivant.
    • S’il s’agit de mauvaise nouvelle pour le cadre, il est préférable que les interlocuteurs RH soient de qualité (pas un stagiaire ! ). Il doit y avoir un temps de respiration après l’annonce, le manager reste dans la salle de réunion avec un des RH (si possible le mieux gradé et expérimenté) afin de l’aider à « digérer » sa déception. Dans RH, il y a humain !
  2. Convoquer tous les managers de la direction concernée pour une présentation de l’organigramme et une explication de texte. Ils devront répondre aux questions de leurs équipes.
  3. Convoquer l’ensemble de la direction et avec l’appui des managers, expliciter le nouvel organigramme.
  4. Mettre à jour tous les supports (intranet, internet…)

Mise en pratique

Auparavant, certaines sociétés pour les points 1 et 2 prévoyaient une « mise au vert ». Les managers étaient invités à un séminaire sur l’entreprise dans un lieu éloigné de l’entreprise pendant plusieurs jours. Lors du premier, les choses étaient dires. Le reste du temps permettait aux rancœurs de s’exprimer avant l’étape 3.
Désormais avec les réseaux sociaux, tout est éventé à la seconde. Soit vous choisissez la mise au vert dans un lieu isolé (sans téléphone, ni internet et sans activité sportive après les annonces [coups entre participants…]), soit vous optez par une opération multi-meeting coordonnée. Les managers sont reçus à la même heure et le même jour par des équipes différentes qui leur explicitent les changement (point 1). La phase 2 est immédiatement mise en place, il faut éviter que les managers s’entretiennent entre eux et «enveniment » la situation. La phase 3 suit. Il faut un planning qui permet qu’une pause déjeuner ne coupe pas les phases 1 à 3, sinon votre communication RH sera noyée dans la contestation (« gréve de cantine »)

  • Phase 1, annonce individuelle : 9:00 – 9:25
  • Temps de repos : 9:30 – 9:40
  • Phase 2, annonce direction : 9:45 – 10:45
  • Phase 3, annonce entreprise : 11:00 – 12:00

Il faut convoquer l’entreprise à 10:45, pour que tous les collaborateurs soient regroupés dans un lieu et éviter les échanges entre les managers et les équipes.
S’il y a une estrade, les managers doivent être dessus avec la direction générale : l’entreprise est soudée ! Tous les managers sont pour la nouvelle organisation.

Tout doit être minuté. Le respect du temps imparti est une nécessité pour les RH pour éviter d’avoir des salariés attendant pendant une heure que les « seigneurs de l’entreprise daignent leur parler »

Conclusion

La direction de l’entreprise décide des orientations stratégiques de la structure. Les RH sont là pour les appliquer de manière professionnelle et humaine. Nous demandons aux collaborateurs de s’investir, il est normal qu’ils se sentent trahis si la nouvelle organisation leur donne l’impression d’effacer tous leurs efforts.
Il faut de l’expérience pour mener à bien et correctement des changements organisationnels importants. Frustration et stress feront des services RH les personnes à « abattre » ou à « soudoyer ». Vous avez à vérifier régulièrement que la direction générale vous appuie (et n’a pas changé d’avis), vous avez aussi à vous assurer que le PDG (ou le DG) soit présent aux moments clés de présentation devant les collaborateurs et communique en son nom les changements au sein du journal d’entreprise ou par mail. Il faut que cela soit clair en interne et en externe, ce sont des décisions du groupe ! Quand cela se déroule mal, les RH sont souvent accusées d’avoir « mal comprises la direction générale ».
Nous espérons que ce partage vous sera utile dans vos pratiques. Si vous désirez échanger avec nous, vous pouvez commenter l’article ou nous contacter

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