Process achats pour les RH (2/2)

Découvrez la suite du process achats pour les RH. Votre équipe a enfin reçu les propositions de solutions. Que faire ?
Vous aurez à analyser les réponses, mener les négociations et contractualiser.
Pour revenir au début du process : de l’équipe à l’appel d’offres

  1. Analyser les réponses

    Pour une bonne gestion de vos fournisseurs, chaque refus et sélection doivent être explicités. Cela permettra à ceux écartés de mieux comprendre vos raisons et d’éviter de répandre la rumeur de « valises » reçues par votre équipe.

    1. Le cadre légal de la réponse
      1. L’entreprise a-t-elle fait selon vos directives ? Délai de réponse ? Format ?…
      2. La solution proposée est-elle légale dans votre pays ? Les fournisseurs étrangers ne sont pas des experts juridiques internationaux.
    2. Les pré-requis
      1. La solution entre-t-elle dans le périmètre (budget, délai, qualité…) ?
      2. La solution est-elle « achetable » en interne ?
        1. Comprenez-vous ce qui est écrit ? La technologie évolue constamment, le jargon aussi. Il est normal de ne pas tout comprendre.
        2. Cela est-il conforme à l’environnement de l’entreprise : RSE, langues, valeurs… ?
    3. La comparaison
      1. Une grille basée sur les critères et leur coefficient doit pouvoir simplifier les choix et permettre la génération rapide de diagrammes explicites pour la direction
      2. Les réalités locales font qu’il est difficile de savoir si ce fournisseur est plus crédible qu’un autre.
        1. L’informel, c’est 40% du PIB de l’Afrique (source Reussite-africaine.com).
          1. Les chiffres fournis sur sa surface financière sont probablement faux.
        2. Beaucoup de fournisseurs sont des nouveaux venus. Leur ancienneté professionnelle vient de leur carrière, jugez leur compétences sur leurs expériences de salariés / indépendants précédentes.
        3. La qualité des documents fournis lors de la réponse est un véritable filtre.
        4. La qualité des contenus en ligne peut aussi jouer (comme c’est le cas pour les consultants DRH-Afrique)

process achats rh, drh-Afrique La grille est sur 200 points. La solution proposée est sur 40 points. Les autres indicateurs sont sur 20. Attention ! Pour le budget, plus le montant est vers la fourchette base, plus l’indicateur va vers 20. Plus le montant est vers la fourchette haut, plus l’indicateur va vers 0.

  1. Mener la négociation

    1. Vous aurez sélectionné deux fournisseurs avec lesquels négocier
      1. Plus vous avez de demi-finalistes, plus le process dure longtemps… Jaugez bien le temps pris par l’équipe dans le process, cela a un coût pour votre société !
      2. En Afrique, il arrive fréquemment qu’un seul fournisseur réponde à toutes les exigences. A l’équipe de savoir si elle peut augmenter son budget et intégrer le coût de déplacement de l’équipe étrangère.
      3. Attention ! Changer les coefficients de critère pendant cette sélection peut être perçue comme un moyen de favoriser un « porteur de valise »…
    2. Avec le fournisseur demi-finaliste ou finaliste
      1. Eviter de négocier en-dessous de la fourchette budgétaire indiquée
        1. S’il s’agit d’un fournisseur étranger, il y verra la preuve que vous êtes non fiable et peut-être dans l’incapacité de payer la solution
        2. S’il s’agit d’une entreprise locale, votre réputation de menteur sur les budgets proposés fera vite le tour du pays
      2. Sur quoi négocier ?
        A vous de voir selon la typologie du fournisseur et votre capacité à trouver mieux ailleurs.
        Demandez-vous toujours si cela vaut la peine de refaire tout le process de sélection si vos fournisseurs refusent finalement vos conditions. Combien de sociétés en négociant n’importe comment, finissent sans fournisseurs, en ayant gaspillé des dizaines d’heures en interne et par obligation, dans l’urgence, prennent n’importe quelle solution non adaptée et hors budget…
        Un bon contrat, c’est quand les deux entreprises ont gagné, pas uniquement la vôtre !
      3. Vérifier ce que vous achetez
        1. Que ce soit un produit ou un service
          1. Le droit de l’utiliser
            1. Un véhicule : il doit être rendu à la fin du contrat. Vous ne pouvez pas le revendre…
            2. Le CRM en ligne : A la fin du contrat, vous n’avez rien et vous devrez peut-être payé pour récupérer les contenus et les datas
          2. Le droit de possession
            1. A la fin du contrat, il reste dans votre entreprise.
      4. Vérifier les conditions de paiement
        1. Mode de paiement
        2. Les frais annexes comme les déplacements : sur preuve ou forfait à négocier ?
        3. Mensualisation ? Paiement en 3 fois ?
          1. Livraison après paiement de la première facture ?
        4. Paiement fractionné selon des livraisons intermédiaire ?
          Quelques exemples :

          1. Pour le conseil : la moitié au démarrage de la mission, puis chaque mois au prorata des actions réalisées selon le planning
          2. Pour la gestion de projet informatique : paiement à la signature du contrat (pourcentage selon la complexité du projet), puis à chaque avancée significative à déterminer entre les partenaires
            1.  Cas 1 : remise de la note de cadrage, du cahier des charges, de l’entrée en production, des tests, de l’acceptation, du déploiement….
            2. Cas 2 : paiement au nombre de jours travaillés dans le mois
      1. Vérifier les conditions de pénalités et de rupture de contrat
        1. Votre entreprise oublie de payer une mensualité : que se passe-t-il ?……
        2. Le fournisseur a un souci de livraison, de service après vente… : quelle solution de rechange ? quel dédommagement ?
        3. Votre entreprise est-elle engager sur dix ans ou peut-elle interrompre le contrat ? Si oui, comment ?
  2. Contractualiser la relation

    Bon de commande, contrat de 25 pages, c’est selon la complexité de la solution et les habitudes des entreprises. En tout cas, il faut impérativement un document spécifiant les clauses et éléments suivants :

    1. Les signataires
    2. La solution
    3. Les critères : prix, quantité, qualité, dates de livraison, pénalités, incoterms, garantie…
    4. La juridiction en cas de litiges
  3. Economiser du temps avec DRH-Afrique

    Cet article vous a résumé le process achats RH. Vous savez désormais les étapes. Pour les mettre en oeuvre, notre équipe de consultants peut vous accompagner. Tout au long de votre démarche, de l’identification des besoins au pilotage de la mise en place des solutions, notre expertise digitale et RH permet une mise en route plus rapide et efficace, contactez-nous !

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