La comm’ RH interne : WebTV

La communication RH interne peut s’appuyer sur la WebTV pour renforcer sa marque employeur auprès des collaborateurs. Découvrez dans cet article, les aspects nécessaires pour débuter votre réflexion sur le sujet.
– Qu’est-ce qu’une WebTV interne ?
– Pour quels objectifs ?
– Chiffrer
– Quels sont les points d’alerte ?
– Par où commencer pour en avoir une ?

Cet article est co-rédigé avec notre partenaire LVnextcentury, l’agence de l’excellence africaine

Qu’est-ce qu’une web TV interne ?

Pour faire simple, c’est un Youtube privé, un espace accessible via votre navigateur où vous pouvez visionner des vidéos. Cet espace est uniquement visible par les salariés de l’entreprise. Il est souvent accessible par un lien sur l’intranet.
NB : Les grandes entreprises ont souvent plusieurs web TV : une pour les clients et la presse, une pour les candidats (WebTV RH) et une autre réservée aux collaborateurs.

Pour quels objectifs ?

Ils diffèrent d’une société à l’autre et parfois se cumulent.

• [objectif RH et COMM’] Communiquer sur la vie de l’entreprise : reportages internes sur les équipes, les filiales, les nouveaux produits…
• [objectif RH] Sensibiliser et former : vidéos de formation (elearning)…
• [objectif RH] Diffuser les postes en interne
• [objectif RH et COMM’] Partager les moments clés pour fidéliser autour de la marque employeur : arbre de Noël, actions caritatives de la fondation d’entreprise, valorisation des collaborateurs (par exemple : ayant réussi le programme de formation de l’entreprise)
• …

Chiffrer

Le budget nécessaire pour une web TV varie selon plusieurs facteurs

1. Le support informatique
   L’architecture technique est un point essentiel mais rarement bloquant pour ce type de projet. Beaucoup de solutions existent.
   • Solution 1 : la plus couteuse en ressources humaines et en process
     L’équipe informatique de l’entreprise peut héberger les vidéos en interne. Elle achète un espace dédié capable de soutenir les visionnages par l’ensemble des salariés, et elle gère cet espace.
     Cela demande souvent des process qui passent par plusieurs départements (comm’, rh, juridique, informatique…). Ces procédures peuvent être longues et parfois peu réactives. La diffusion des vidéos en temps et en heure peut être un vrai challenge.
   • Solution 2 : la plus souple
     Vous souscrivez à une offre de solutions webtv pour intranet et vous gérez la diffusion dans votre service (ou la comm’ interne).
     Souvent, les prestataires vous proposent une solution chiffrée selon le flux vidéo utilisé (voire le nombre d’utilisateurs). Ils ont aussi réfléchi à des adaptations pour les mobiles et les tablettes.
     Par contre, il n’existe pas de solution pour des salariés n’ayant pas à disposition un accès internet de qualité.
2. Le second facteur est le plus difficile à avoir et à chiffrer : le contenu à diffuser
   
   • Plus votre contenu est propre à l’entreprise, plus il est probable que l’entreprise a un budget pour une équipe audiovisuelle en interne ou une agence dédiée. Non, un stagiaire avec un smartphone ne peut pas vous en faire sauf si c’est un futur Ola Balogun, mais il est plus probable que les salariés de l’entreprise se moquent du résultat.
   • Si votre entreprise est multilingue, des couts de traduction sont à prévoir.
3. Le troisième facteur : les ressources
   Du rubriquage éditoriale à la commande des vidéos en passant par leur création, montage et diffusion : Qui en interne ? Qui en externe ?
   L’entreprise doit-elle se doter de matériel audiovisuel ? De logiciels adaptés ?…

Budgets

Vous l’aurez compris, la WebTV interne (et externe) est réservée aux sociétés qui ont des ressources et un besoin récurrent de communiquer. Les budgets uniquement pour la partie informatique peuvent osciller de 15000€ à 120000€ par an, selon le nombre de vidéos, d’utilisateurs et l’adaptation ou non de la plateforme à votre charte. Il vous faut ajouter le contenu et les ressources.

Quels sont les points d’alerte ?

Faire vivre la WebTV

Sans contenu et sans logique éditoriale adaptée, les salariés se détourneront de « ce machin que la DRH a pondu ».

Eviter les problèmes juridiques

Vous devez vérifier à ne pas nuire à votre entreprise. Des procès sont possibles si vous ne respectez pas les règles et la direction ne vous pardonnera pas ce manquement (qui peut lui coûter des millions). Selon la législation de votre pays, les autorisations et les interdictions diffèrent.

Les vidéos sont conçues en interne

Soyez sensible aux droits à l’image (y compris celui des salariés), aux droits du créateur de la vidéo (diffusion uniquement en interne ou disponible partout sur le web ?), aux droits des marques (vous ne pouvez pas utiliser le logo d’autres sociétés…), aux droits des propriétaires (filmer les façades est interdit dans beaucoup de pays sans l’autorisation des propriétaires, de la mairie)…
Bref, avant de vous lancer dans la création vidéo, demandez conseils au service juridique de votre société.

Vous achetez des vidéos

Vous devez vous assurer auprès du vendeur de vos droits de diffusion
Par exemple, dans votre vie privée, vous achetez un DVD, vous avez le droit de le visionner chez vous avec votre famille, mais vous n’avez pas le droit de louer un espace et d’en faire payer l’entrée pour visionner ce DVD.

Vous « récupérez » des programmes vidéo

Vous devez vous assurer de la légalité de la vidéo. Deux cas, la vidéo est légalement utilisable ou pas. Ci-dessous, pour mieux comprendre, deux exemples :

1. Sur Youtube, la société XYZ a mis une vidéo sur le calcul des ratios financiers. Le nom du dépositaire est XYZ. Les éléments descriptifs reprennent le nom de la société, les moyens de contact… Si elle a autorisé le partage, vous pouvez reprendre le code proposé pour l’intégrer sur votre web TV, mais pas récupérer le fichier original.
2. Toujours sur Youtube, Congo123 a mis en ligne une vidéo de formation de conduite. Vous voyez qu’il s’agit d’un copie d’un DVD. La vidéo est sans doute illégale. Vous ne pouvez pas partager cette vidéo sur la web TV de l’entreprise (même si vous prenez le code d’intégration).

Par où commencer pour en avoir une ?

1. Connaître le budget que l’entreprise veut mettre dans ce projet. Votre budget détermine ce que vous pourrez avoir et évitera de questionner des prestataires pour rien. (cf. la section budget dans l’article)
2. Et ensuite ?… Contacter notre partenaire LVnextcentury 🙂