Formation en entreprise

telephones-VMKLes pratiques professionnelles ont été bouleversées par la digitalisation des métiers. Il suffit d’observer les changements dans nos usines. Les produits construits ont évolué en 40 ans et leurs méthodes de fabrication également ! Que ce soit la législation sur la sécurité, la robotisation… les équipes sont régulièrement sollicitées pour apprendre des techniques plus rentables pour l’entreprise ou/et moins éprouvantes pour les corps.
Dans les bureaux, la formation est plus orientée sur la digitalisation des compétences : d’écrire un mail à communiquer sur les réseaux sociaux en passant par la gestion de projet informatique RH.
Les RH se doivent d’accompagner tous les secteurs d’activités de l’entreprise dans leur évolution.

Le sommaire
Pourquoi former les équipes ?
Comment bâtir un plan de formation ?
Planning et budget
Prestataires utiles

Pourquoi former les équipes ?

En fait, dans la plupart des entreprises, ce sont les remontées terrain qui encouragent les actions de formation. Les sociétés proactives le font avant que cela soit indispensable… Savoir utiliser les nouveaux outils, connaître les bonnes pratiques qui permettent d’économiser du temps pour faire plus et mieux, tout pour ne pas se laisser dépasser par les concurrents et répondre aux attentes de ses acheteurs.

L’imprimante 3D et la révolution industrielle en Afrique

Vous découvrirez dans cette vidéo, une expérience industrielle à Lomé au Togo. Où en est votre entreprise face à cette technologie ?

Les motifs de formation

Bien souvent, il faut justifier les formations. Nous vous citons quelques exemples de motifs :

  1. Vous ne trouvez plus de jeunes profils capables d’utiliser les outils de l’entreprise.
    Cela signifie que pour les écoles en charge de leur formation, vos process sont dépassés. Leur objectif étant de former du personnel pour la majorité des entreprises, vos concurrents sont passés à autre chose…
  2. Vos recrues juniors quittent rapidement l’entreprise, qu’elles jugent « dépassée »
  3. La différence de process entre les salariés en place et les nouveaux arrivés devient problématique.
  4. Vous perdez des clients : la satisfaction client baisse, vos produits ou/et vos services sont dépassés
  5. Votre part de marché stagne ou régresse
  6. Vos marges s’érodent. Vous êtes moins rentables que les concurrents.
  7. Les collaborateurs les plus affûtés vous quittent
  8. Vous voulez conserver votre avantage concurrentiel
  9. Vous voulez déployer une nouvelle gamme de produits / services ou/et sur une nouvelle zone

Comment bâtir un plan de formation pour l’entreprise ?

Les RH ne peuvent pas se contenter d’espérer que leurs ouvriers et leurs cadres décident seuls de se former aux nouveaux process et en plus sélectionnent la formation idoine. Il faut les accompagner et pour cela mettre en place une conduite du changement.

  1. Définir les usages idéaux dans votre secteur d’activité
  2. Identifier la maturité de l’entreprise dans la mise en œuvre de ses pratiques.

    Par exemple, sur une échelle de 0 à 100, où en est votre entreprise dans la mise en œuvre…
    – des factures dématérialisées…
    Avez-vous toujours du personnel qui imprime et met dans des enveloppes les factures ou bien sont-elles envoyées automatiquement par mail par votre système informatique (ou celle d’un prestataire) ?
    – Dans la recherche de cadres…
    Avez-vous des encarts dans la presse locale et attendez de recevoir par la poste les CV imprimés ou bien avez-vous un compte recruteur sur AFRI-EMPLOI.com et recevez-vous les candidatures au format informatique par mail ?
    Les CV au format PDF se conservent et se classent mieux. Il est possible de les retrouver via le moteur de recherche de l’ordinateur.

  3. Prioriser les nouvelles pratiques à mettre en place pour améliorer la productivité des services
  4. Définir un plan d’acquisition de ces pratiques : formation, achats des outils…

Exemple : Renault à Tanger (Maroc)
L’usine Renault doit former régulièrement les équipes à la fabrication des voitures. A chaque nouvelle innovation (électrique, véhicule connectée…), les équipes doivent réapprendre les gestes pour construire et vérifier (tests qualité).
Source : usinenouvelle.com
formation-afrique-renault

Choisir une formation interne ou externe ?

Chaque formation doit être réfléchie à partir de l’objectif principal.
S’agit-il d’acquérir des savoir, savoir-être, savoir-faire génériques ou bien spécifiques ?
Plus les compétences sont générales, plus les RH ont le travail simplifié. Elles peuvent se reposer sur les offres de formation pré-construites par les écoles et proposées aux salariés dans le cadre de la formation continue.
Si les compétences sont spécifiques, les RH devront bâtir le programme. Elles peuvent être accompagnées par des consultants formation (= en conduite du changement).

Les subventions ou les aides à la formation

Selon les pays, les entreprises peuvent demander à bénéficier d’une aide pour financer les formations. Les RH se doivent d’avoir un contact dans les organismes en charge des financements pour bien comprendre dans quel cadre leur société peut en bénéficier et sous quel délai. Certains financements versent après la formation, d’autres une partie avant (à rembourser si les salariés ne suivent pas la formation).

Nous vous conseillons de faire très attention lors de votre demande : la société doit être en règle administrativement !

Formation externe (= formation inter-entreprises)

C’est le plus simple. L’organisme de formation se charge de tout, du programme au formateur. Le bémol est que vos collaborateurs vont être au contact de ceux d’autres sociétés. Parfois, les échanges métier peuvent être un peu trop « libres » et des informations sensibles diffusées.

Formation interne (= formation intra-entreprise)

Comme le nom l’indique, il s’agit d’un programme mis en place dans l’entreprise. Les salariés restent sur place.

  • Les référentiels de formations
    Accompagné ou non par un consultant formation, les RH définissent le programme. L’objectif premier est de rendre les équipes plus productives, pas qu’elles soient diplômées.
    Néanmoins certaines entreprises sont très réputées dans leur secteur et leur formation interne est très valorisée. Certains grands groupes ont même des programmes co-construits avec de grandes entreprises pour permettre à leur talent d’acquérir des diplômes : tel certificat interne permet de gagner une unité de valeur dans un diplôme reconnu par l’Etat.
  • Les formateurs
    S’il s’agit de déployer des compétences métier sur des nouvelles équipes, il est préférable que les salariés les plus expérimentés deviennent les formateurs de référence, voire les chefs de projet formation qui accompagnés par un consultant formation mettent en place le référentiel pédagogique. Ces salariés ont une réputation et une expertise de l’entreprise qui les rendent plus crédibles et donc audibles par les autres. De plus, leurs anecdotes métiers auront des vraies vertus pédagogiques : « avec tel client, comment ai-je réussi à obtenir le versement du solde ? » «  Comment ai-je réussi à dénouer telle situation… ?  »
    S’il s’agit d’acquérir des compétences nouvelles, il vaut mieux faire appel à des expertises extérieures. Par exemple, pour la partie digitale : LVnextcentury.com
  • Le format
    Vous avez le choix entre présentiel (formateur présent), semi-présentiel (formateur en salle et formation en ligne [vidéoconférence, en autoapprentissage…]) et à distance (E-learning et mooc).
    Les formations à distance sont aussi du temps de travail ! Le personnel n’a pas à prendre sur son temps de repos pour se former aux besoins de l’entreprise.

    • Pour les opérationnels et agents de maîtrise.
      Le présentiel est à préférer. Très soumis aux horaires, ils ne peuvent pas moduler leur temps dans l’entreprise. De plus, les apprentissages sont le plus souvent sur des gestes outils. Si vous optez pour le semi-présentiel, la partie en ligne devra proposer des rappels et non pas l’acquisition en autonomie des gestes. (sécurité du personnel)
    • Pour les cadres
      Ces derniers ont souvent une plus grande autonomie dans l’apprentissage et dans leur temps d’éxécution. Ils vont plus facilement pouvoir moduler leur temps de formation. De plus, ils ont rarement un objectif d’acquisition de gestes à risque pour leur santé.

Planning et budget

Le budget d’une formation ne s’arrête pas au coût du formateur.
Que vous soyez en Côte d’Ivoire ou au Togo, les formations nécessaires ne sont pas toujours disponibles dans votre ville. Il faut prévoir bien souvent des frais de déplacements, à cela s’ajoute le coût de non production dû à la mise à disposition des salariés (pendant ce temps là, ils ne produisent pas…)

Formation externe (ou interentreprise)

Il s’agit de la formation la moins personnalisée et aussi la moins coûteuse en budget et en ressources humaines. La difficulté consiste à trouver la mieux adaptée. Elle peut être en présentiel ou en ligne, tout dépend de la maturité digitale de votre collaborateur.
Pour l’instant, le personnel préfère le présentiel. Il valorise moins la formation en ligne, qu’il considère comme un moyen de les faire travailler en déhors du cadre horaire et moins qualitatif. Il est vrai qu’il est préférable d’avoir au moins un référent sur les concepts abordés. Pouvoir lui écrire par mail et le joindre via téléphone sont parfois compliqués : il faut partager l’écran, le formateur n’est pas disponible… Sans compter, le personnel qui est parfois un peu timide face aux nouveautés et a besoin d’encouragement pour se lancer dans une nouvelle manière de faire.

Formation interne (ou intraentreprise)

Il s’agit de la formation la plus personnalisée.
Si vous faites appel à un organisme de formation, il vous facturera selon le nombre et la diversité des collaborateurs à former et les étapes qu’il aura à gérer.

Les grandes étapes sont :

  1. La mise en place du programme pédagogique : savoir, savoir-faire, savoir-être, cohérence des modules de formation, format du contenu, planning, validation des savoirs acquis (tests…), suivi post-formation…

    Bonne pratique RH
    Vous aurez établi au préalable un cahier des charges de vos attentes.
    Le manque de cohérence des entreprises dans leur prise de décision peut leur coûter très cher. Les organismes facturent à la journée, voire à l’heure. Plus vous changez d’avis lors de l’élaboration du programme, plus cela vous coûtera cher.
    Certaines entreprises attendent des formateurs qu’ils soient plus des animateurs que de vrais apporteurs de connaissance, soyez donc précis dans votre attente. S’agit-il que le personnel se sente « cool » quitte à qu’ils apprennent moins ou s’agit-il de leur faire acquérir des pratiques professionnelles quitte à les bousculer un peu dans leurs habitudes ? Les êtres humains aiment leur confort et tout ce qui leur demande de changer les heurte, d’où parfois les mauvais retours sur les formations.

  2. Validation définitive du programme
  3. L’élaboration de la formation : contenu et tests

    Bonne pratique RH
    Le temps de relecture des modules de formation n’est pas celui de la remise en cause du programme !
    Ce temps de relecture sert à vérifier que le contenu est adéquat (exemples compris)
    Pour les tests, il faut s’assurer de leur cohérence avec le contenu et que leur dureté soit adaptée aux attentes : 100% de réussite pour un geste outil dangereux, plus de 50% de bonnes réponses sur les concepts marketing.

  4. Validation de la formation
  5. Administration & suivi des inscriptions

    Bonne pratique RH
    Il est préférable que les RH s’en occupent mais l’organisme devra recevoir les listes à jour, suivre les absences et vous communiquer les notes pour chacun

  6. La formation

    Bonne pratique RH
    Il est important que les RH appuient les formateurs. Le personnel a souvent du mal à rentrer dans le cadre : rester assis pendant des heures, écouter… Ils ne sont pas au collège, ils sont dans un temps d’entreprise et se doivent d’être professionnels dans leur attitude.

  7. Les tests

    Bonne pratique RH
    Selon la durée de la formation, le test peut être unique ou bien scindés en plusieurs exercices à plusieurs moments.

  8. La post-formation

    Bonne pratique RH
    Les savoirs appris lors de la formation s’effacent vite, il faut immédiatement les mettre en pratique.
    Les contenus en ligne peuvent permettre de réveiller la mémoire au cours des prochaines semaines

  9. L’estimation de la formation par les salariés
    Il est difficile d’avoir un jugement sur la formation, non biaisée par le ressenti. Cela s’apparente plus à « je le/la trouve sympa» ou « je n’aime pas sa manière de me parler ».

    Bonne pratique RH
    Restez serein par rapport aux retours négatifs.
    Il suffit qu’un meneur se soit senti blessé par une réflexion sur son attitude non professionnelle pour que tous se mette à décrier la formation. Restez factuel. Tous les points listés par le déroulé pédagogique ont-ils été vus ? Ont-ils reçu la documentation adéquate ? Si certains se plaignent que non, assurez-vous qu’ils n’ont pas oublié d’aller la chercher avant d’accuser le formateur… Combien de fois les salariés vous assurent-ils ne pas avoir reçu l’information que vous avez vous-même déjà fourni trois ou quatre fois ? Gardez son calme 🙂

Des prestataires utiles

Sur DRH-Afrique.com, les fournisseurs utiles sont disponibles dans la rubrique : Prestataires
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  • Trouver un formateur (toutes disciplines) : Nous contacter.
    Les équipes DRH-Afrique à travers leurs expériences ont un réseau vaste.
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Lien pour marque-pages : Permaliens.

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