La communication RH a pour objectif d’apporter à chaque collaborateur le niveau d’information nécessaire à sa bonne intégration et à fluidifier son quotidien : où se renseigner sur les congés ? Sur les postes vacants ? Sur les formations possibles ? Comment faire pour aller à la cantine ?… Des questions posées aux plus anciens, dont les réponses ne sont pas toujours exactes par méconnaissance ou malice. Fausses informations et rumeurs circulent créant des incompréhensions.
Pour économiser du temps et améliorer la qualité des réponses, le mieux est de centraliser sur un espace dédié les informations et les outils. Cet endroit est appelé : intranet. « Intra » désigne à l’intérieur de (l’entreprise) et « net » indique qu’il est numérique.
Avec l’internationalisation des entreprises, il devient crucial d’en posséder un, afin que du Malawi au Sénégal tous les collaborateurs puissent accéder au même contenu dans la langue officielle de son pays.
Quel contenu pour un intranet RH ?
L’élément juridique est important. Lors de nos prestations en entreprises, nous invitons les équipes RH à se rapprocher de leurs services juridiques afin de vérifier ce qui est autorisé et ce qui est interdit selon les zones géographiques. L’intranet est fait pour partager des informations, mais gardez en tête que vous pouvez choquer une partie du personnel, avec du contenu pouvant être mal interprété. Il est très fréquent lors des séminaires que des activités ludiques soient proposées. Publier des photographies ou des vidéos de ces instants brouillent le message : « Les chefs sont partis s’amuser, alors que nous avons dû travailler. »
Vous trouverez des exemples dans ce tableau non exhaustif.
| Outils | Informations |
|---|---|
| Gestion des demandes de congés (demande, décision du supérieur, planning des congés du service) | Annuaire des collaborateurs |
| Gestion des cartes de visite | Organigramme |
| Gestion des formations (catalogue, demande, décision, accès elearning…) | Informations réglementaires |
| Gestion de son dossier (informations personnelles, bulletin de salaire dématérialisé…) | Actualités RH (journal RH, web TV …) |
| Gestion des notes de frais | Liste des postes ouverts |
| … | Dispositifs d’épargne, de retraite… |
| … | Liens vers des sites tiers utiles (garde enfant…) |
Quelle structure pour son intranet RH ?
Vous avez le choix :
- Un intranet RH entièrement personnalisé à vos besoins.
- Votre entreprise le conçoit de A à Z, du cahier des charges à la mise en ligne. Si vous avez toutes les expertises en interne nécessaires à la gestion de projet, c’est possible ; mais dans le cas contraire, le projet risque de dépasser le temps et l’argent déterminés pour une qualité aléatoire.
- Votre société est soutenue par un(e) spécialiste de la gestion de projet (LVnextcentury) ; ce professionnel(le) gérera l’aspect « infrastructure » (hiérarchie de l’information, solutions techniques adaptées…) et vous pourrez vous concentrer sur la création du contenu.
- Une solution clé en main en « Cloud » (sur internet) : faire entrer votre contenu dans les cases pré-définies.
Vous pouvez la sélectionner seul et espérer avoir bien choisi ou bien vous faire aider par des spécialistes qui analyseront vos attentes et définiront la ou les solutions les plus adaptées (LVnextcentury).
| Type de solution | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Solution clé en main (cloud) | – Vous payez et vous mettez votre contenu, c’est prêt – Le coût est connu : vous multipliez le nombre de collaborateur par le tarif par utilisateur, plus la mise en route – Les mises à jour sont faites par le fournisseur |
– Vous ne payez plus, vous n’avez plus rien. – Vos données sont-elles hébergées sur un serveur distant qui n’est pas le vôtre (confidentialité des données RH) ? – Problème de cohérence entre les différents outils RH ex : pas de « passerelles » et être obligé de reconnecter pour chaque outil avec un mot de passe différent… |
| Intranet RH adapté | – L’espace répond aux attentes de l’entreprise – Les données restent en interne |
– Coût à maîtriser : rares sont les projets informatiques qui se terminent avec le budget initial – Temps nécessaire avant la mise en ligne : temps de conception, équipe de développement à manager… – Risque de changement de priorité et de voir l’intranet RH reculer dans le planning… |
Des espaces publicitaires sur l’intranet RH ?
Plus vos salariés sont nombreux, plus la DRH ou la comm’ interne sera sollicitée pour mettre un encart sur le magazine interne ou l’intranet RH. Il faut vous rapprocher du service juridique, pour savoir si selon la loi du pays vous pouvez promouvoir ou non. Par exemple, dans de nombreux pays, il est interdit de mettre en avant de l’alcool.
La publicité peut prendre plusieurs formes : bandeaux, vidéos … ou être plus discret comme un article mettant en valeur un client ou un fournisseur (publi-rédactionnel).
Ces espaces publicitaires sont parfois vendus, parfois offerts (échanges de bons procédés). Vous êtes approché par une grande marque de produits pour enfants qui n’a aucun lien avec entreprise, qui veut mettre en avant ses produits auprès de vos collaborateurs ou proposer une offre spécifique. Facturer semble normal. Par contre, s’il s’agit d’un client ou d’un fournisseur, il est mal venu de facturer.
Pour illustrer cet article, nous avons imaginé une ITW client, celle de DRH-Afrique.com sur l’intranet LVnextcentury.
Pour la DRH, l’interview client a plusieurs avantages : rassurer les collaborateurs (les clients sont satisfaits, la structure est sérieuse…), développer l’idée que la satisfaction client est importante (amélioration de la qualité) …
Pour la direction commerciale, c’est un levier de plus pour obtenir la signature d’un nouveau contrat : le client, qui désire une visibilité auprès de vos collaborateurs, signera plus facilement le nouveau contrat.
Références
Nous remercions l’agence LVnextcentury pour les éléments techniques de l’article et le visuel. Vous pouvez les joindre via leur site ou notre intermédiaire