Travail et données personnelles, faisons connaissance avec la CNIL

En Afrique, la question CNIL est progressivement prise en compte, mais les moyens de rétorsion sont moins souvent utilisés qu’en Europe. Les dispositifs européens seront très probablement déclinés dans nos pays respectifs, et surtout de plus en plus de grandes entreprises africaines envisagent une présence en Europe. Notre métier est d’alerter les directions sur les évolutions et les différences juridiques RH entre les zones. S’informer sur les pratiques européennes vous permettra d’avoir une avance… sur les autres DRH 😉
Note de la rédaction : cet article sensibilise aux droits des salariés concernant leurs données personnelles. Il ne décrit pas complétement les attentes légales. Si vous n’avez pas de service juridique pour vous soutenir, nous vous invitons à contacter les experts DRH-Afrique.

Le b.a-ba pour commencer

Sur le lieu de travail et ailleurs, les employés ont droit au respect de leur vie privée. La CNIL est l’organisation à connaître. Pour éviter les faux pas, les RH africaines doivent partir du principe que tout moyen d’enregistrer des données des salariés doit être signalé auprès de la CNIL du pays d’installation. Elles seront questionnées sur la finalité de cet enregistrement, la durée de conservation et les personnes habilitées à questionner ces datas.

Me renseigner pour l’Afrique
Les lois sur le respect des données dans les pays africains évoluent régulièrement, nous vous invitons à vous informer sur les sites du Bénin, du Burkina Faso, de la Côte d’Ivoire, du Gabon, du Maroc, de Maurice, du Sénégal et de la Tunisie

Dois-je vraiment m’en soucier si mon entreprise s’installe en Europe ?

La règle de « on verra plus tard, on s’arrangera » ne s’applique pas avec les CNIL européennes.

Les RH de l’Afrique sont de plus en plus concernées par la réglementation CNIL, avec la volonté de leur direction de s’étendre en Europe. Les Américains ont crû pouvoir court-circuiter la législation, en s’installant dans un pays réputé plus souple (Irlande). Mauvais calcul, ce qui compte c’est le lieu du plaignant. Plusieurs CNIL nationales peuvent s’unir. Google et Facebook n’ont pas le dernier mot devant l’alliance des CNIL françaises, allemandes… !
cnil

Votre entreprise n’est pas trop petite pour les intéresser

Faire un exemple pour encourager la mise en règle des autres acteurs de la filière est un bon calcul. Il serait dommage que ce soit votre structure qui soit épinglée…

La CNIL, un droit d’inspection

La CNIL a le droit de venir dans les entreprises pour vérifier comment et où sont stockées les données. Ils peuvent prendre les ordinateurs, faire des copies de vos bases de données et de vos listings papiers…

14% des plaintes émanent des salariés

La législation européenne est claire.
– Toute entreprise qui veut vendre, communiquer… avec les Européens doit se plier aux règles CNIL.
– Les droit « informatique et liberté » s’applique aussi aux salariés. Vous êtes une banque marocaine, vous voulez ouvrir un établissement en Europe. La CNIL vous oblige à respecter leurs droits personnels. Le salarié peut se plaindre à la CNIL mais aussi aux services de l’inspection du Travail ou/et au Procureur de la République. La CNIL a le devoir de prévenir la justice de tout manquement qu’elle aura remarqué lors de ses inspections.

La CNIL vérifie la bonne application des droits dans 28 pays

La CNIL est une invention française, elle a été créée en 1978 en France par la loi Informatique et Libertés. La CNIL est une autorité administrative indépendante. Ce n’est pas la peine de se chercher des amis bien placés, même Google paie ses amendes.
L’Union européenne a adopté en 1995 une directive destinée à harmoniser au sein des 28 États membres la protection assurée à toute personne quelque soit le lieu en Europe où sont opérés les traitements de ses données personnelles. Depuis, les CNIL ont ouvert dans chaque pays de l’Union et hors d’Europe (cf. liste des sites CNIL africains plus haut)

La mission de la CNIL
La CNIL accompagne les professionnels dans leur mise en conformité et aide les particuliers à maîtriser leurs données personnelles et exercer leurs droits.

Les risques : 5 ans d’emprisonnement, 196 787 100 FCFA
En Europe, la CNIL a un vrai pouvoir  : elle peut faire payer des amendes voire mettre les dirigeants les plus récalcitrants en prison. Une nouvelle loi va bientôt changer le montant de l’amende, cela sera un pourcentage (4%) sur le chiffre mondial de l’entreprise. Facebook pourrait payer plusieurs millions de dollars !
La règle au 22 février 2016 : « Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu’aient été respectées les formalités préalables à leur mise en œuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300000 € (196 787 100 FCFA) d’amende. »

Au quotidien, respecter le droit des salariés

En Europe, la législation traite des sujets nombreux, qui sont parfois oubliés par nos législations locales. Nous faisons dans cet article quelques remarques sur les thématiques suivantes : le recrutement, l’évaluation des salariés, la géolocalisation des véhicules professionnels, les outils informatiques au travail, l’accès aux locaux et le contrôle des horaires, la vidéosurveillance, l’écoute et l’enregistrement des appels….

Le recrutement, b.a-BA

Il y a une bonne vingtaine de règles à suivre. Nous n’en citerons que deux :
– Il est interdit de collecter des informations sur les parents du candidat, sa fratrie, ses opinions politiques, son appartenance syndicale, son orientation sexuelle, sa religion..
– L’entreprise recruteur doit s’assurer que les prestataires qu’elle utilise pour trouver ses futurs collaborateurs respectent la loi !

AFRI-EMPLOI.com est déclarée à la CNIL et respecte la législation CNIL, y compris sur le transfert des données hors d’Europe (déclaration particulière).

L’évaluation des salariés

Vous devez prévenir vos salariés de l’enregistrement des données, mais surtout veiller à la qualité des informations enregistrées. Dans les zones laissées libres pour les commentaires, il est interdit de noter des éléments sans rapport avec le travail (ex : jugement sur la plastique, moqueries sur le QI du candidat, réflexions sur la vie du candidat…). Il faut donc bien former les managers en charge des évaluations !

La géolocalisation des véhicules

Oui, ce sont les véhicules de l’entreprise, mais vous n’avez pas tous les droits !
Vous devez prévenir les employés de ce dispositif et il est entre autres interdit d’utiliser un système de géolocalisation :
– Pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
– Pour contrôler un employé en permanence
– Pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif est déjà en place.
En particulier, il ne peut pas être utilisé :
– Dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (par exemple : VRP).
– Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
– En dehors de son temps de travail, lorsque l’employé est autorisé à utiliser son véhicule à des fins privées.

Attention !
Les employés peuvent s’opposer à l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel dès lors que ce dispositif ne respecte pas les conditions légales posées par la CNIL ou d’autres textes.

Les outils informatique : la messagerie…

– L’une des plus importantes règles dans les outils informatiques est que même si votre salarié utilise sa messagerie professionnelle pour des raisons personnelles. Les textes sont clairs :« un employeur ne peut pas librement consulter les courriels personnels de ses employés, même s’il a interdit d’utiliser les outils de l’entreprise à des fins personnelles »
– La mise à disposition d’outils informatiques sans contrôle individualisé de l’activité doit être déclarée à la CNIL avec une déclaration simplifiée de conformité à la norme simplifiée n° 46 ou une déclaration normale. Si vous faites un contrôle individualisé, il faudra faire une autre procédure…

L’accès aux locaux et le contrôle des horaires

La CNIL a identifié les durées de conservation des données, ainsi que des procédures différentes selon que le contrôle d’accès est biométrique ou non.

La vidéosurveillance

Avant toute chose, il vous faut l’autorisation des instances représentatives du personnel de votre entreprise, puis vous devrez vérifier ce que les caméras filment :
– Elles ne doivent pas filmer les employés sur leur poste de travail, sauf circonstances particulières. Une des exceptions est un employé manipulant de l’argent, mais la caméra doit respecter un cadrage particulier.
– Elles ne doivent pas non plus filmer les zones de pause ou de repos des employés, ni les toilettes.
– Elles ne doivent pas filmer les locaux syndicaux ou des représentants du personnel, ni leur accès lorsqu’il ne mène qu’à ces seuls locaux.
– …
En règle générale, la conservation des images ne doit pas excéder un mois. Vous avez aussi à clairement mentionner les lieux filmés avec des pancartes qui respectent les contraintes CNIL.
Selon les cas, vous ferez une déclaration à la CNIL et une à la préfecture du département…

L’écoute et l’enregistrement des appels

L’employeur ne peut pas mettre en place un dispositif d’écoute ou d’enregistrement permanent ou systématique, sauf texte légal (SAMU, police…). Il y a des règles à suivre selon votre métier.

En savoir plus

Nous avons essayé dans cet article de vous indiquer les principaux axes à traiter lors d’une installation en Europe et dans le futur dans votre pays.
Les interdits cités ne sont que quelques exemples. Vous comprenez désormais pourquoi en Europe, chaque société a son expert CNIL (interne ou consultant). Dans quelques mois ou années, cela sera aussi une compétence à intégrer dans nos équipes africaines selon l’avancée de la législation nationale.
Vous pouvez en savoir plus sur le site de la CNIL française ou bien vous faire accompagner par les experts DRH-Afrique.

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Lien pour marque-pages : Permaliens.

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