De stagiaire à manager d’équipe, comment faire réussir la prise de poste ?

Les futurs diplômés arrivent souvent dans nos entreprises sous le statut stagiaire. Certain(e)s ont déjà une expérience professionnelle, ils ont interrompu leur carrière pour acquérir un diplôme.

La problématique RH

Le stagiaire est donc expérimenté et en cours d’acquisition du niveau pour devenir manager. Son supérieur est appelé à d’autres fonctions ou décide d’aller ailleurs. Cette jeune recrue est tout à fait apte à reprendre le poste. Comment faire pour ne pas « braquer » l’équipe ? Les collaborateurs le voient comme un stagiaire et non comme un supérieur potentiel. De plus, certains ont le désir de se positionner, mais vous savez qu’ils sont moins pertinents. Comment aider ce nouveau venu à devenir le manager tout en maintenant la cohésion d’équipe ?

Une méthode en 3 phases

Il faut rendre inattaquable sa nomination, pour cela il va falloir rendre cette décision juste. Vous savez qu’il est le meilleur, mais il faut que l’équipe le voit par elle-même et l’accepte avant sa prise de fonction. Vous expliciterez le process de sélection de manière claire : mail, tableau d’affichage dans l’entreprise… Personne ne doit se plaindre de ne pas avoir été informé.

1. Eviter l’accusation de favoritisme. Il faut concevoir une fiche de poste et la communiquer en interne. Tout le monde doit pouvoir candidater, oui même ceux qui ne répondent pas du tout au profil de poste… Ils devront faire parvenir un CV et une lettre de motivation. Vous fixerez une date limite de candidature. Déjà à cette étape, une partie des rêveurs vont se confronter à la réalité. Leur parcours ne répond pas aux attentes du poste.
2. Communiquer les motifs de non-sélection aux entretiens. Les RH doivent recevoir chaque candidat (oui… chacun ! ) et expliciter les motifs de refus afin de désamorcer les rancœurs. Les candidats auront ainsi l’occasion de défendre leur profil et d’être entendu. Le RH aura à expliciter simplement les inadéquations entre leur parcours et la fiche de poste. A court terme, vous pouvez avoir l’impression d’une perte de temps, mais à long terme cette explication de texte aura le mérite de préciser factuellement les choses.
3. Les entretiens : un test opérationnel. Les candidats retenus seront invités aux entretiens en même temps que les autres sont informés qu’ils ne sont pas sélectionnés, pour éviter que l’équipe fasse « payer au petit stagiaire l’outrecuidance de se proposer face aux Anciens ». Là, la mise en pratique sera l’alpha et l’oméga de votre décision. Les candidats sont laissés dans une pièce seule et sans accès internet ou/et téléphone pour éviter toute intervention de tiers. Ils ont le même dossier que vous avez préparé et la même chose à faire. Par exemple, ils ont à calculer un budget, concevoir une stratégie, élaborer une synthèse marché… Bref, montrer leur compétences sur un ou des savoir-faire essentiels pour le poste. Au bout du temps imparti, ils doivent rendre leur travail. Il faut éviter qu’un bénéficie de plus de temps que l’autre. La mauvaise foi des candidats refusés est sans limite ! Ce travail sera jaugé par un collectif d’experts de l’entreprise ou hors entreprise. Certaines sociétés font appel à des consultants extérieurs pour éviter toute relation entre les candidats et le jury. Le jury doit être légitime et au moins deux personnes. Si le poste demande de savoir s’exprimer à l’oral, les candidats devront patienter dans des salles séparées que le jury les appelle pour expliciter à l’oral leur rendu. Beaucoup de gens ont peur de s’exprimer à l’oral mais un manager doit pouvoir parler devant au moins son équipe ! Un compte-rendu clair et par écrit sera fourni aux postulants afin qu’ils comprennent pourquoi ils ont échoué et pourquoi il/elle a réussi. Le dossier de test sera mis à disposition des candidats refusés pour que ce dernier se diffuse dans l’entreprise et que chaque personne se dise : « zut, ce n’était vraiment pas pour moi, il/elle est vraiment compétente » (par contre pas le travail fourni pour éviter les blessures d’égo, les candidats malheureux savent bien qu’ils ont mal fait…)

Le but est d’éviter toute accusation de favoritisme. Le « ce n’est pas juste » doit devenir « il/elle a gagné la compétition » et peut-être même « je dois me former pour pouvoir gérer ce type de poste ». En effet, ce process de sélection interne permet de favoriser l’auto-formation des cadres, pour se préparer aux futures places. Plus votre choix est compris comme juste, plus le nouveau manager est considéré comme légitime ! Cela demande du temps mais moins que gérer une équipe « en guerre larvée » qui pénalise la croissance de l’entreprise et c’est moins coûteux que de choisir un manager « accepté » mais mauvais qui fera perdre du chiffre d’affaires et fuir le bon profil ! Le but des RH est d’avoir les meilleurs talents et les faire travailler ensemble dans des conditions optimales pour une croissance inclusive.